Ein realistischer Einstieg statt eines großen Übertragungsprojekts
Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Akten du hast, wie umfangreich sie sind und was du übernehmen möchtest. Das lässt sich nicht mit einem pauschalen Minutenversprechen beantworten. Für den Einstieg brauchst du aber nicht die gesamte Vorgeschichte jeder Kundin abzutippen.
Lege einen Starttag für neue digitale Einträge fest. Alte Unterlagen bleiben zunächst geordnet erhalten. So ist klar, wo die frühere Dokumentation liegt und ab wann der digitale Verlauf beginnt.
Schritt 1: den Ablauf mit einer Beispielakte kennenlernen
Nutze die Demo oder lege im Test eine erfundene Kundin an. Erfasse eine Anamnese, dokumentiere eine Behandlung und öffne anschließend den Verlauf. Prüfe das auf dem Gerät, das später am Behandlungsplatz stehen soll.
Richte Praxis, Profile und Sperre ein. Kläre vor der ersten echten Akte den AVV und deine Datenschutzabläufe.
Schritt 2: aktive Kundinnen beim nächsten Besuch übernehmen
Lege die Kundin anhand der vorhandenen Stammdaten an und prüfe Kontaktdaten gemeinsam. Übertrage die aktuelle Anamnese nicht blind: Frage nach Änderungen und kennzeichne Unbekanntes als unbekannt.
Erfasse die derzeit relevanten Befunde mit dem Datum der aktuellen Erhebung. Historische Angaben sollten als solche erkennbar bleiben. Eine heutige Übertragung darf nicht so aussehen, als hättest du einen alten Befund heute selbst erhoben.
Schritt 3: neue Behandlungen digital dokumentieren
Ab dem vereinbarten Startpunkt hältst du neue Behandlungen in der App fest. Eine zweite vollständige Mitschrift auf Papier würde die Arbeit verdoppeln. Für den Bezug zu älteren Angaben behältst du ein klares Ablagesystem für die bisherigen Karten.
Gibt es mehrere behandelnde Personen, vereinbart denselben Ablauf für alle. Eigene Profile zeigen, wer welchen Eintrag erstellt hat. Der Dokumentationsablauf führt euch durch Behandlung und Abschluss.
Schritt 4: alte Karten und Scans bewusst behandeln
Die Kartei bietet keinen automatischen Import von Papierbögen und keine Handschrifterkennung. Wenn du Unterlagen einscannst oder fotografierst, entstehen Dokumente – noch keine ausgefüllten Anamnesefelder oder strukturierten Befunde.
Ein Scan ist kein pauschaler Grund, ein Original zu vernichten. Prüfe vorab, welche Aufbewahrungs- und Nachweisanforderungen für deine Unterlagen gelten. Bewahre Papier bis zur Klärung geschützt auf und entsorge es später datenschutzgerecht.
Orientierung, keine Rechtsberatung. Passe Unterlagen und Abläufe an deine Praxis an. Grundlage: DSGVO, insbesondere Art. 5, 7, 9, 13, 17, 28 und 32. Redaktioneller Stand: 23.09.2026.
Deine Checkliste für den ersten digitalen Tag
- Gerät, Internetverbindung und Zugriff am Behandlungsplatz geprüft
- Praxis, AVV, Profile und Sperre eingerichtet
- Einheitlichen Startpunkt im Team vereinbart
- Aktuelle Angaben statt ungeprüfter Alttexte übernommen
- Ablage für die ältere Papierdokumentation festgelegt
- Probeexport geöffnet und auf Vollständigkeit geprüft
Häufige Fragen
Muss ich alle Kundinnen sofort übertragen?
Nein. Du kannst mit den Personen anfangen, die als Nächstes kommen. Wichtig ist eine klare Regel, wo die bisherige Dokumentation liegt und ab wann neue Einträge digital geführt werden.
Kann ich alte Karteikarten automatisch einlesen?
Nein. Die Kartei erkennt keine Handschrift und wandelt Scans nicht automatisch in Felder um. Stammdaten, aktuelle Anamnese und Befunde überträgst du selbst.
Was mache ich mit seltenen oder ehemaligen Kundinnen?
Übertrage nicht vorsorglich alles. Prüfe, welche Akten du für die laufende Arbeit brauchst und welche bisherigen Unterlagen du weiterhin geschützt aufbewahren musst.
Passend dazu
Probiere den Wechsel mit einer Beispielakte aus, bevor du deinen Papierbestand anfasst.
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